参加学术会议前，问院系有没有交通或注册费资助

把会议名称、日期、地点、自己是参会还是报告、预计费用和其他资助列成一页。询问注册费、交通、住宿分别能否报，是否有金额上限、指定预订渠道和票据要求。还没获得批准时，不把“应该能报”当成订不可退机票的依据。

获批后保存邮件和原始收据，按要求提交材料；如果行程改变或另拿到一笔资助，及时告诉资助方。预算差额也先算好，有的安排是事后报销，你仍需垫付。没有对应项目可以问主办方学生减免，但不要同时报销同一笔支出而不披露。