Right to Work Guide for UK Employers in 2026

本指引首先明确了Right to Work 核查的作用和法律地位：核查用于确认个人是否被允许在英国从事所聘岗位，适用于所有雇主和所有受聘者类型，包括英国公民、已获永居者和持签证者，雇主的职责是按照内政部规定程序执行核查，而不是自行做移民裁定。若雇主在入职前完成规定核查、保存必要记录并在需要时跟进，可争取法定免责以应对日后被查出员工无工作权利的民事处罚。 关于核查的时间与对象，初始核查必须在员工开始工作前完成，适用于有薪、临时、兼职、临时安排及某些存在雇佣关系的无薪情况。对于有时限的居留许可，需要在许可到期前再次核查，雇主应提前设置提醒，不应等到最后一天才行动，必要时员工需申请签证延续、更换签证类别或提供 share code。 指引详细说明了三条被认可的核查路线及使用情形：一是线上核查（使用 share code 加出生日期），线上结果需由雇主查看并保存显示照片、工作限制和核查日期，某些类别（如持 BRP/生物卡或数字身份的人）必须用线上方式；二是手工查验原件，适用于提供合格护照或其他接受文件的英国及爱尔兰公民，要求取得原件、目测真伪并保留清晰复印件，不能仅接受电子照片或扫描件；三是经认证的身份服务提供商（IDSP），可用于远程核验英国和爱尔兰公民的有效护照，但雇主仍承担选择供应商适用性、取得报告并确认到岗人员与核验对象一致的责任。 在证据保存方面，指引要求保存不可篡改的核查记录，保存期限为雇佣期间及雇佣结束后两年。手工核查应记录核查日期并保留相关护照页或其他接受文件的复印件；线上核查应保留显示个人照片、工作许可和核查日期的资料页。文件应安全存放、权限受限，以符合数据保护义务，避免分散保管在经理邮箱或纸质档案中带来风险。 指引还提醒雇主核查必须公平进行，避免仅针对外貌或口音“外来”候选人提出要求以免引发歧视问题。对于有照片显示的线上结果，雇主应核对线上照片与到场人员是否一致。总体而言，合规的核查流程、及时的重复核查和妥善保存证据是雇主避免民事处罚、保持担保资质合规风险和维护声誉的关键措施。